Layanan Dukcapil Online

Berdasarkan arahan dari Direktur Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) Kementerian Dalam Negeri Zudan Arief Fakhrulloh, bahwa pelayanan administrasi kependudukan selama pandemic Covid 19 tetap dilaksanakan. Pelayanan Administrasi Kependudukan di Kabupaten Banjar yang meliputi pembuatan atau perubahan Kartu Keluarga, pencetakan KTP elektronik, pembuatan akta kelahiran, akta kematian, dan lainnya dilaksanakan secara online melalui aplikasi STAR BANJAR dan whatsapp massanger. Hal tersebut dilaksanakan untuk mengurangi pertemuan langsung dengan masyarakat dan mengurangi berkumpulnya masyarakat di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Banjar.

Sebagai contoh, dalam pengajuan pembuatan akta kelahiran penduduk, masyarakat dapat mengajukan melalui aplikasi “STAR BANJAR” ataupun whatsapp massanger dengan melampirkan persyaratan yang telah ditentukan, antara lain Surat Keterangan Lahir dari Puskesmas/Bidan/Rumah Sakit atau SPTJM kebenaran data kelahiran, Kartu Keluarga, KTP elektronik kedua orang tua, KTP elektronik saksi dua orang, Buku Nikah orang tua. Setelah pengajuan akta kelahiran tersebut, selanjutnya diproses oleh petugas untuk diterbitkan akta kelahiran. Untuk pengiriman akta kelahiran kepada pemohon, Dinas Dukcapil bekerjasama dengan ekspedisi JnT untuk memudahkan masyarakat memperoleh dokumen tanpa harus datang langsung ke Kantor Dinas Dukcapil Kab. Banjar.

Kerjasama pengiriman dokumen pencatatan sipil (akta kelahiran dan akta kematian) dan dokumen kependudukan lainnya (KK, KTP, KIA) melalui jasa pengiriman JnT telah dilaksanakan sejak bulan April 2020. Evaluasi terkait pengiriman dokumen melalui JnT terus dilakukan oleh Dinas Dukcapil untuk memastikan dokumen sampai pada masyarakat dan diterima dalam keaadaan baik.

Rapat evaluasi terakhir dilaksanakan pada hari Kamis, tanggal 5 Juni 2020, yang dihadiri oleh Pihak J&T dan Pejabat terkait di Dinas Dukcapil. Pada rapat tersebut dbahas tentang keberlanjutan kerjasama yang akan dituangkan ke dalam MoU dan ditandatangani oleh kedua belah pihak. Selain itu, dibahas juga terkait permasalahan yang dihadapi terkait pengiriman dokumen tersebut, baik oleh masyarakat, J&T, dan Dinas Dukcapil sendiri. Pembahasan tersebut yang akan dijadikan tolak ukur apakah kerjasama akan dilanjutkan atau dihentikan.

Permasalahan yang dihadapi oleh masyarakat terkait pengiriman dokumen tersebut yang disampaikan melalui WA kepada petugas Dinas Dukcapil antara lain dokumen akta kelahiran yang diterima dalam kondisi tidak rapi atau lecek sehingga masyarakat ada yang merasa kurang puas terhadap kinerja J&T, karena dokumen akta kelahiran merupakan dokumen negara yang sangat penting yang harus dimiliki dan dijaga oleh masyarakat. Alasan yang disampaikan oleh pihak J&T karena banyaknya barang yang dikirim sehingga dokumen akta kelahiran tersebut mungkin tertumpuk oleh barang lain. Selain itu beberapa masyarakat juga mengeluhkan tentang dokumen yang belum diterima atau lambat diterima. Hal ini kemungkinan disebabkan oleh banyaknya dokumen yang dikirim oleh J&T sehingga beberapa dokumen milik masyarakat terhambat dan tidak sampai tepat waktu. Untuk selanjutnya pihak JnT berjanji akan melakukan pembinaan kembali terhadap kurir yang berangkat mengantar dokumen.

Permasalahan lainnya yaitu disampaikan oleh pihak J&T antara lain alamat yang dituliskan oleh pihak Dukcapil ada yang tidak lengkap atau terlalu luas cakupannya, tidak menampilkan nomor rumah, jalan, dan komplek, hanya sampai desa. Hal tersebut membuat pihak J&T kesulitan untuk mengirimkan dokumen tersebut. Selain itu, nomor HP yang tercantum pada amplop yang dikirimkan ada yang tidak aktif ketika dihubungi untuk pengantaran dokumen, dan alamat tidak jelas, dan masyarakat tersebut tidak diketahui keberadaannya oleh tetangga sekitar sehingga dokumen tersebut tidak dapat dikirimkan ke alamat tersebut dan kemudian di retur oleh pihak J&T dan dibawa kembali ke Dinas Dukcapil.

Selanjutnya beberapa permasalahan yang disampaikan oleh pihak Dinas Dukcapil yaitu biaya retur yang dibebankan oleh J&T kepada pihak Dukcapil apabila dokumen yang dikirim tidak diterima oleh masyarakat sehingga masyarakat tidak dapat membayar biaya pengiriman.

Selain itu, pada pengiriman akta kelahiran, masyarakat diminta untuk menandatangani berkas register dan mengembalikan berkas persyaratan pembuatan akta kelahiran kepada Dinas Dukcapil melalui J&T. Namun pada kenyataannya, ada register yang tidak ditandatangani oleh masyarakat, ada dokumen yang tidak diserahkan masyarakat ke Dukcapil melalui J&T, dan ada berkas akta kelahiran dan KIA yang kembali ke Dinas Dukcapil dan tidak diambil masyarakat. Hal ini dapat terjadi karena petugas J&T ada yang masih kurang paham tentang prosedur yang telah ditetapkan terkait pengiriman akta kelahiran, meskipun pada amplop pengiriman sudah dituliskan dengan jelas dan sudah dikonfirmasikan juga dengan masyarakat. Oleh sebab itu, pihak dukcapil harus mengkonfirmasi ulang ke masyarakat yang bersangkutan untuk mengirim kembali berkas persyaratan pembuatan akta kelahiran melalui J&T kembali, dan pihak J&T bersedia bertanggung jawab untuk menyelesaikan hal-hal yang tidak selesai dilakukan oleh pihak kurir J&T.

Akibat beberapa permasalahan tersebut, dari pihak J&T dan Dinas Dukcapil menyepakati beberapa hal agar kerjasama dapat terus dilanjutkan. Kesepakatan tersebut antara lain untuk menghindari terjadinya biaya retur yang harus dibayar oleh Dinas Dukcapil, J&T sepakat untuk menyimpan dahulu dokumen yang belum diambil oleh masyarakat selama 2 minggu. Dalam waktu 2 minggu tersebut, pihak Dukcapil akan mengkonfirmasi kembali ke masyarakat agar dapat mengambil dokumen ke kantor J&T. Selain itu, pihak J&T akan membina kurir lebih baik lagi terkait pengiriman akta kelahiran.